Oppgaver i Lokallagsstyret
Sitter du i lokallagsstyret og er litt usikker på hva du egentlig skal gjøre? Eller har du kanskje blitt spurt om å sitte i et styre, uten å vite helt hva det dreier seg om? Her får du en rask innføring i de forskjellige styremedlemmenes oppgaver og ansvar.
Lagsleder
Lederen sitt viktigste ansvar er å sørge for at ting skjer! Lederen gjør ikke nødvendigvis (og bør heller ikke gjøre) alt selv, men tar initiativ og sørger for at styret og lagsmedlemmene samarbeider.
For eksempel bør en leder:
- Ta initiativ til at det skjer ting i laget
- Lage utkast til halvårsplan for laget. Det er som regel lettere for laget å lage en plan hvis noen har et utkast, enn hvis styret/laget skal lage noe fra bunnen av i samarbeid
- Sørge for at det blir avholdt årsmøte hvert år
- Sende årsrapport til Jubakontoret
- Passe på at de andre i styret gjør jobben sin
- Er kontaktperson for alle som er interessert i å kontakte laget: Medlemmer, media, Jubakontoret osv.
Helt konkret
Som nyvalgt lagsleder bør du gjøre følgende:
- Gi beskjed til Jubakontoret om at du er lagets leder.
- Be Jubakontoret om å sende deg en liste over lagets medlemmer og gi deg tilgang til å se denne i medlemssystemet.
- Lag en liste over ting du kan tenke deg å gjøre i laget det kommende halvåret. Vær realistisk!
Sekretær
Som sekretær er det din oppgave å sørge for at det laget gjør ikke blir glemt, men blir skrevet, fotografert eller dokumentert på en eller annen måte. Det er flere grunner til at det er nyttig å få skrevet ned hva som har skjedd i laget:
- Hva laget har gjort tidligere tas gjerne med i betraktning når laget søker om penger.
- Når laget har bestemt noe, må det skrives ned slik at det er klart for alle hva som er vedtatt.
- Det bør med på årsrapporten til Juba sentralt, som bruker dette i rapportering til myndighetene som bevilger penger til oss.
Husk! Den aktiviteten vi selv tenker på som “ikke noe særlig, egentlig”, er ofte nok til å imponere andre – kommunen, andre organisasjoner, foreldre, offentlige myndigheter eller andre. Når man får skrevet det ned, ser det gjerne mer imponerende ut for en selv også når man ser tilbake på det!
Årsrapporten
Etter årsskiftet skal det lages en liten rapport på hva som har skjedd i året som er gått. Rapporten skal inneholde:
- Dato for årsmøtet som ble valgt på årsmøtet i året som er avsluttet.
- Liste over hvem som ble valgt på årsmøtet.
- En oversikt over hva som har skjedd i året som har gått. Lista kan omfatte alt fra små til store ting – styremøter, videokvelder, turer, samlinger og andre aktiviteter.
Jubakontoret har laget et eget skjema for årsrapport fra lagene som sendes ut i begynnelsen av året.
Møtereferat
For møter der det bestemmes saker og ting, er det viktig at det føres et referat som kan sendes ut til de som var med på møtet (og eventuelt de andre medlemmene i laget) etterpå, slik at alle har oversikt over hva som ble bestemt.
Møter det bør skrives referat fra er årsmøte, styremøter og andre møter der det bestemmes ting som har å gjøre med ansvarsforhold, penger og planer.
Når referatet er ferdig, send det på e-post til styret og medlemmene i laget, gjerne også til Jubakontoret. Husk å ta vare på referatet. Det kan være greit å ha senere, f.eks. når det skal lages årsrapport.
Hva skal referatet inneholde?
- Dato og sted for møtet
- Hva slags møte det var (f.eks. “Styremøte i Juba Vestby” eller “Medlemsmøte i Juba Nordpolen”)
- Liste over hvem som var tilstede på møtet
- Sakene som ble tatt opp på møtet, med kort presentasjon av saken og hva som ble bestemt
Husk: Det viktigste er at referatet blir laget og sendt ut relativt kjapt, ikke at det er perfekt skrevet!
Eksempel på referat
Referat fra styremøte i Juba Strømmen
20.2.2018, Sagdalen skole
På møtet:
Petter Strøm, lokallagsleder
Pål Hansen, kasserer
Hege Stordalen, sekretær
Marte Abrahamsen, styremedlem
Anne Larsen, styremedlem
Sak 1 – Årsmøte 2018
Laget må snart ha årsmøte for 2018, for å få valgt et nytt styre. Vi er dessuten nødt til å ha årsmøte for å kunne søke om Frifond-penger.
Vedtak: Årsmøtet blir 25. mai 2018. Hege har ansvaret for å sende ut innkallinga til alle medlemmer i god tid. Anne booker møtelokale.
Sak 2 – Kosekveld
Vi synes det er på tide å samle medlemmene i laget til en sosial kveld, så de nye medlemmene kan bli kjent.
Vedtak: Vi inviterer til kosekveld etter årsmøtet, 25. mai. Hege tar med dette i innkallinga til årsmøtet, og sørger for at også elevene på skolene blir invitert. Alle i styret må snakke med medlemmene for å få flest mulig til å komme, særlig av de nye medlemmene.
Sak 3 – Trykking av plakat
Petter har laget forslag til en plakat, som kan henges opp på skolen og rundt om i byen, for å få flere til å bli interessert i Juba. Vi har fått tilbud fra Moss Trykkeri – de kan trykke 100 stk. for 1000 kroner.
Vedtak: Petter har laget en kjempefin plakat! Han kontakter Moss Trykkeri for å bestille 100 plakater.
Møtet ble avsluttet kl. 20.
Referent: Hege Stordalen, sekretær
Kasserer
Kassereren har en av de viktigste posisjonene i styret, og det er viktig at den som har dette vervet gjør jobben skikkelig. En av de viktigste oppgavene er å føre regnskapet. Det er lurt å gjøre dette fortløpende. Da har du hele tiden oversikt over økonomien, og du slipper å stresse med å få klart regnskapet rett før årsmøtet. Det blir lett uoversiktlig og rotete dersom kvitteringer og bilag blir liggende lenge før de føres inn i regnskapet.
Kassererens oppgaver:
- Holde oversikt over økonomien
- Betale regninger i tide
- Føre regnskapet
- Holde orden på bilag
- Holde kontakt med revisor (der dette er relevant)
- Legge frem regnskapet på årsmøtet
- Finne inntektskilder for laget
- Skrive søknader
- Ansvarlig for bankkonto og kontantkasse
Styremedlemmer
I tillegg til de “vanlige” postene i styret, går det an å ha styremedlemmer med andre, faste oppgaver. Det er lurt å tenke litt over hva dere faktisk har bruk for. Her får du en kort oversikt over noen av de forskjellige ansvarsområdene man kan ha som styremedlem.
Verveansvarlig
En verveansvarlig har ansvar for (trommevirvel): VERVING! Ikke nødvendigvis for å verve alle selv, men for at det verves i lokallaget. Med andre ord: Legge til rette for at laget både får vervet på de vanlige aktivitetene sine, og at det lages egne verveaktiviteter. Sentrale oppgaver kan være å arrangere vervestands, utruste medlemmene med vervebrosjyrer, vervepåminnelser og holde egne vervekonkurranser i laget. Det er bare å bruke fantasien i hva man kan gjøre som verveansvarlig!
Politisk ansvarlig
At Juba er en partipolitisk uavhengig organisasjon betyr ikke at vi ikke mener noe! En politisk ansvarlig sørger for at lagsmedlemmene lærer mer om hva Juba mener, og hvorfor. Den jobber med å skape mer engasjerte og kunnskapsrike medlemmer. Politiske innledninger, lede gruppediskusjoner, finne frem til meningsbærende filmer på de ellers sosiale aktivitetene er eksempler på hvordan en politisk ansvarlig kan jobbe.
Aktivitetsansvarlig
En aktivitetsansvarlig jobber med å skape aktivitet i lokallaget. Sosialt eller faglig – mulighetene er mange! Det som er viktigst å huske på når man er aktivitetsansvarlig er at man ikke skal gjøre alt selv, men også inkludere de andre i styret og laget i planlegging og gjennomføring av arrangementer.